En el mundo de los negocios enfrentamos constantemente una serie de actividades donde factores desconocidos pueden afectar el resultado final. Desde abrir un negocio hasta organizar un evento o lanzar un producto innovador, siempre existe la posibilidad de enfrentar desafíos.
Es fundamental para un gerente de proyecto contar con un plan de gestión de riesgos para asegurar la continuidad de su tarea. La elaboración de un plan te permite gestionar proactivamente los riesgos y consiste en un conjunto de tareas que te ayuden, de forma estructurada a identificar, analizar, evaluar, controlar y monitorear los desafíos potenciales y en donde vas a plantear las estrategias de mitigación y contingencia correspondientes.
El propósito fundamental es recopilar información confiable y relevante sobre el proyecto y su contexto. Esto implica tener claridad sobre la organización, la misión y los grupos de interés, así como una lista de actividades a realizar. Trabajar en equipo con expertos y partes interesadas ayuda a identificar y controlar problemas de manera más efectiva.
Evaluación del impacto y la probabilidad de ocurrencia
Una vez identificados los desafíos, es crucial evaluar su impacto y probabilidad. El impacto se refiere al daño potencial que podría causar, mientras que la probabilidad se relaciona con la posibilidad de que ocurra. Utilizando una matriz se pueden clasificar los mismos según su probabilidad e impacto, determinando así su nivel de riesgo y prioridad.
Diferentes categorías
Existen diversas categorías de riesgos que deben considerarse en la gestión de proyectos:
-Riesgos de operación: Afectan a la organización y se relacionan con procesos inadecuados, errores de calidad y fallas en la cadena de suministro.
-Riesgos de factor humano: Incluyen la rotación de personal, falta de capacitación y problemas de atención al cliente.
-Riesgos de tecnología o infraestructura: Implican la seguridad de la información, sistemas obsoletos, ciberataques y fallas en infraestructuras.
-Riesgos derivados de eventos externos: Como desastres naturales, eventos políticos y cambios regulatorios.
Es esencial comprender y analizar estas diferentes categorías para una gestión efectiva. Mantener un monitoreo constante del entorno interno y externo del proyecto permite actuar proactivamente ante cualquier cambio.
Evaluación cuantitativa y cualitativa
La evaluación de riesgos es esencial para comprender y gestionar eficazmente los posibles impactos.
Evaluación cualitativa
-Descripción: Es un análisis subjetivo basado en la percepción y experiencia del equipo del proyecto.
-Proceso: Se utiliza una matriz para clasificar los riesgos según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial.
-Ventajas:
Rápida y fácil de realizar.
No requiere información adicional compleja.
-Desventajas:
Puede estar sujeta a sesgos individuales.
La asignación de valores es subjetiva.
Evaluación cuantitativa
-Descripción: Es un análisis objetivo que se basa en datos e información adicional, a menudo expresados en términos monetarios.
-Proceso: Se asignan valores numéricos a la probabilidad de ocurrencia y al impacto de cada uno, lo que permite calcular el costo asociado a cada uno.
-Ventajas:
Proporciona una valoración numérica precisa de los riesgos.
Facilita una comparación.
-Desventajas:
Requiere más tiempo y recursos para llevar a cabo.
Puede ser más complejo y requerir habilidades especializadas en matemáticas y estadísticas.
Ambos enfoques tienen sus ventajas y desventajas, y la elección entre uno u otro depende del contexto y las características específicas del proyecto. La cualitativa es más rápida y fácil de realizar, mientras que la cuantitativa proporciona una valoración más precisa y objetiva, pero puede ser más laboriosa y requerir más recursos.
Estrategias de manejo de riesgos
Existen diversas estrategias para gestionar los riesgos identificados en una tarea:
-Evitar: Eliminar la causa que origina el riesgo. Esta puede ser una opción costosa, pero es aconsejable como primera estrategia.
-Transferir o compartir: Compartir el riesgo con un tercero, como mediante el uso de seguros o subcontratación de servicios.
-Mitigar: Tomar medidas preventivas para reducir las amenazas y evitar que los potenciales se conviertan en desastres.
-Aceptar: No hacer nada más que aceptar el riesgo si se encuentra dentro de un nivel aceptable o si no vale la pena invertir recursos para gestionarlo.
Cada estrategia tiene sus propias implicaciones y debe elegirse en función del contexto y las características específicas del proyecto. Combinar diferentes estrategias es necesario para abordar riesgos complejos o de gran envergadura. La elección de la estrategia adecuada ayuda a maximizar las oportunidades y reducir las amenazas que enfrenta el proyecto.
Conclusiones
La gestión de riesgos es responsabilidad de todas las personas involucradas en tu proyecto u organización. Un buen plan donde plantees la frecuencia del monitoreo, el control y, sobre todo, la comunicación es pieza clave para que promuevas el flujo de la información y mantengas al equipo enterado y que, además, te permite contar con un proceso transparente, flexible y confiable, ajustando constantemente las estrategias de respuesta a medida que cambian las condiciones de los riesgos de tu proyecto y, con esto, disminuyas la inestabilidad, la confusión y el pánico.
Fuente:
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