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¡Organiza tu trabajo!

Mantener tu trabajo organizado literalmente ahorra dinero

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El impulso creativo a corto plazo sin reflexión puede causar una pérdida de productividad a largo plazo. Aquí te explicamos cómo evitar caer en esa trampa.

El Problema

Cuando trabajamos, muchos de nosotros estamos enfocados en el futuro y concentrados en hacer. Tenemos nuestras anteojeras puestas, persiguiendo la tarea en curso con algún nivel de visión de túnel. Esto es excelente para avanzar rápidamente. Sin embargo, sin retrospectiva y algún grado de previsión, el quehacer se desorganiza muy rápidamente.

Imagina poner 1,000 cajas sin etiquetar descuidadamente en un almacén y, seis meses después, necesitar el contenido de una caja específica. Sería un dolor enorme encontrarla. Incluso si de alguna manera recordaras dónde estaba ubicada esa caja específica, ¿qué pasa si estuvieras enfermo y alguien más tuviera que encontrarla?

En cambio, imagina que todas las 1,000 cajas estuvieran etiquetadas y clasificadas en un sistema donde cualquiera podría encontrar cualquier caja necesaria. Habría un costo inicial de tiempo para configurar esto, pero los ahorros de costos a partir de ese momento serían mayores. Con suerte, todo esto parece lógico, y estarás de acuerdo en que la última opción es la mejor en este escenario.

Sin embargo, muchas personas no aplican la misma lógica en situaciones comparables. Puedes estar lidiando con varias cosas a diario, como:

Notas.

Guiones.

Hojas de cálculo.

Estructuras de carpetas y nombres de archivos.

Organización física.

Inevitablemente, otras personas tendrán que hacerse cargo de lo que hacías. Cuanto más fácil les resulte ponerse en marcha, mejor. Incluso es posible que tengas que volver a hacerlo vos mismo después de un período prolongado, y lo mismo se aplica.

Yo argumentaría que es irrespetuoso hacia tus colegas, además de contraproducente, dejar que ellos resuelvan tu desorden.

«El desorden no es más que decisiones pospuestas.»

– Barbara Hemphill

Dejar un trabajo desorganizado obliga a otros a lidiar con tus decisiones pendientes, creando mayor frustración.

Qué hacer al respecto

A lo largo del día, retrocede regularmente y simplemente arréglalo. Corrige el rumbo. Etiqueta a medida que avanzas, explicando brevemente qué es algo o cómo funciona algo. No necesita ser un tutorial completo, pero debería darle a otra persona que lo recoja una buena idea de qué está sucediendo.

Documenta tu código, etiqueta tus cajas, anota, comenta y describe 

Asimismo, también mira hacia adelante. ¿Anticipas algún problema que se pueda prevenir implementando un mejor sistema? Construir un mejor sistema es, nuevamente, un costo inicial que se amortiza una y otra vez en el tiempo.

«No alcanzas el nivel de tus metas. Caes al nivel de tus sistemas.»

– James Clear

El Sr. Clear tiene algo de razón aquí. La consistencia es clave para ser productivo, y construir consistencia significa construir sistemas confiables a los que recurrir. Recuerda, es más fácil mantener algo limpio que hacerlo limpio.

Los Beneficios

El Tú Futuro es una persona diferente. Organizar tu trabajo para que sea fácilmente legible y comprensible por otras personas significa que el Tú Futuro tendrá un momento más fácil recogiéndolo también. ¿Alguna vez has vuelto a tu trabajo después de algún tiempo y pensaste, qué hice aquí? ¿Cómo funcionaba esto? Auto-sabotearse es perfectamente evitable.

Además, para explicar de manera concisa cómo funciona algo, necesitas tener un buen entendimiento de ello. Y así, organizar tus días y explicarlo a los demás de una forma simple también amplía tu conocimiento y comprensión.

No solo eso, mantener tu trabajo organizado literalmente ahorra dinero. Cometerás menos errores y tendrás un horario mucho más fácil solucionando problemas efectivamente cuando lo hagas. Lo que significa que pasarás menos tiempo haciendo lo innecesario.

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