La gestión de proyectos es un proceso complejo, especialmente cuando se realiza por primera vez. Para facilitar este proceso, se recomienda seguir una estructura dividida en doce pasos clave, que abarcan desde la definición hasta su evaluación final.
1. Definición:
En esta fase, se establece el objetivo y el resultado deseado. Por ejemplo, en lugar de decir “te haré una página web muy buena”, es mejor especificar qué se entiende por “buena” y cómo se medirá la satisfacción del cliente.
2. Enumeración de Tareas:
Con el proyecto definido, se procede a desglosar en tareas concretas. Éstas pueden ser nuevas o conocidas pero en un contexto diferente. Por ejemplo, para un programa de intercambio estudiantil en Alemania, los puntos claves incluirían seleccionar participantes, obtener visados, organizar hospedaje, y traducir guías académicas al alemán.
3. Estimación de tiempo y costo:
Mientras que estimar los costos se calcula sumando los costos individuales, calcular la duración suele ser más complicado, ya que algunos trabajos se realizan en paralelo.
4. Diagrama de Relaciones:
Se crea un diagrama que visualiza la relación entre las tareas y su duración. Este diagrama ayuda a entender qué puntos se hacen simultáneamente y cuáles deben seguir un orden específico.
5. Aceleración del Plan:
Esto implica buscar formas de reducir el tiempo total requerido, encontrando métodos más eficientes para completarlas.
6. Diagrama de Gantt:
Con un plan de duración aceptable, se traslada este plan a un diagrama de Gantt. Este diagrama facilita la visualización del cronograma.
7. Evaluación de Recursos:
Se evalúan los recursos necesarios para completar el proyecto. Esto incluye verificar si se cuenta con suficientes empleados, equipos o cualquier otro recurso requerido. También se consideran varios planes para asegurarse de que los recursos se distribuyan adecuadamente.
8. Identificación de Riesgos:
Es el momento de pensar en los riesgos potenciales. Se evalúan los posibles problemas, la probabilidad de que ocurran, su gravedad y se desarrollan estrategias para mitigarlos.
9. Supervisión del Progreso:
Durante la ejecución, se supervisa y monitorea el progreso para asegurar que los deberes se completen exitosamente. Este paso es esencial para mantenerse en el camino correcto.
10. Control de Gastos:
Se controla que los gastos se mantengan dentro del presupuesto establecido. Esto implica monitorear los costos y hacer ajustes si es necesario.
11. Reprogramación y Modificaciones:
Cuando las cosas no salen según lo planeado, se deben realizar ajustes al cronograma o al presupuesto.
12. Evaluación:
Aunque a menudo se pasa por alto, esta evaluación es fundamental para aprender y mejorar en futuras tareas. Se analizan los resultados, los problemas enfrentados y se documentan las lecciones aprendidas.
Los 3 círculos en la gestión de proyectos
La planificación se enfrenta a la necesidad de equilibrar tres factores clave: coste, calidad y tiempo. Estos, representados como tres círculos, están presentes en todos los proyectos y son fundamentales para su éxito.
Al iniciar la planificación, es esencial definir con precisión estos tres parámetros:
-Coste: El presupuesto asignado.
-Calidad: Los estándares que se esperan en los productos finales.
-Tiempo: El plazo disponible para completar el proyecto.
Estos tres círculos interactúan constantemente. Por ejemplo, aumentar la calidad suele requerir más horas o un mayor presupuesto. Del mismo modo, reducir el tiempo disponible implica un aumento en los costes o una disminución en la calidad.
Establecimiento de Prioridades
Para equilibrar estos tres factores, es fundamental descubrir cuál es la prioridad del cliente. La clave para una gestión exitosa radica en determinar qué factor es el más importante y cuál se puede flexibilizar. Por ejemplo:
-Proyecto con prioridad en duración: La organización de unos Juegos Olímpicos es un ejemplo clásico donde el tiempo es el factor primordial. La fecha de inauguración es inamovible, por lo que todos los esfuerzos se enfocan en cumplir con ese plazo.
Proyecto con prioridad en calidad: En la construcción de una central nuclear, la calidad es innegociable. El tiempo y el presupuesto son flexibles para garantizar que todos los estándares de seguridad se cumplan estrictamente.
Negociación
La negociación implica ofrecer opciones al cliente. Por ejemplo, proponer que con un presupuesto adicional se podrían añadir características que mejorarían la cualidad revela una disposición a gastar más si se obtiene un mejor producto. Este enfoque permite ajustar las expectativas del cliente y realinear el proyecto con las capacidades disponibles.
Planificación de las reuniones de inicio en proyectos
Es necesario asegurar que todas las partes involucradas compartan una visión común y tengan claro el objetivo desde el inicio. Esto se logra mediante reuniones de arranque bien planificadas. Estas reuniones son fundamentales para alinear expectativas, definir prioridades y asegurar un acuerdo claro antes de iniciar cualquier trabajo. A continuación, se describe cómo planificar y ejecutar estas reuniones de manera efectiva.
Las reuniones de arranque sirven para:
-Establecer una Visión Común: Alinear a todas las partes interesadas en cuanto a los objetivos y expectativas.
-Definir Prioridades: Clarificar cuáles son los aspectos más importantes para el cliente.
-Evitar malentendidos: Prevenir discrepancias futuras asegurando que todos entienden y están de acuerdo con los detalles.
En Innovatia, aplicamos esta práctica de manera rigurosa en nuestros proyectos de digitalización de formación para empresas. Cada paso, desde la definición inicial hasta la implementación y evaluación, se documenta con precisión para asegurar que las expectativas de nuestros clientes se alineen perfectamente con los resultados entregados.
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