¿Te has sentido alguna vez como si tu jornada laboral se desvaneciera sin haber logrado lo que te proponías? La eficiencia y la eficacia, pilares fundamentales de la productividad, son clave para alcanzar tus metas profesionales. ¿Cómo mejorar tu rendimiento? Es crucial comprender la diferencia entre ambos conceptos: la eficiencia se refiere a lograr objetivos en el menor tiempo y con menos recursos posibles, mientras que la eficacia se trata de obtener los resultados deseados.
En tu día a día, es vital identificar las actividades más valiosas (MVA) y las menos valiosas (LVA). Centrarte en las MVA, aquellas en las que eres más competente y aportas un valor significativo, te convierte en un elemento irremplazable. Por otro lado, dedicar espacio a las LVA, donde otros tienen un desempeño superior, disminuye tu contribución efectiva a la empresa.
Conscientemente, puedes dirigir tu atención hacia aquellas metas que maximizan tu contribución y valor en el entorno laboral. Esta conciencia te permitirá ser más efectivo, sentirte satisfecho con tus logros y ser un recurso esencial en tu organización.
La tecnología es un factor determinante en nuestra productividad. La habilidad para utilizar apropiadamente las herramientas y el software disponible también es vital. Un buen conocimiento de las herramientas ofimáticas o de gestión de correo hace una gran diferencia.
A menudo, se cree que realizar varias tareas simultáneamente aumenta la productividad, pero esto no es necesariamente cierto. Esto disminuye la capacidad de atención y el rendimiento. Cambiar constantemente suele generar errores, disminuir la capacidad de recordar detalles y aumentar el estrés. Es recomendable evitarla siempre que sea posible y enfocarse en una ocupación a la vez para lograr una mayor eficacia y satisfacción en la ejecución del trabajo.
Distraernos constantemente o cambiar de actividad perjudica nuestra efectividad y rendimiento. Las distracciones pueden ser tanto externas como internas, y es importante identificarlas para minimizar su impacto.
Entre las distracciones externas se encuentran las notificaciones y ruidos provenientes de dispositivos electrónicos. Para evitarlas, es útil desactivar las notificaciones durante períodos de concentración intensa. Comunicar a los compañeros sobre tu disponibilidad y establecer momentos específicos para responder preguntas también ayuda a evitar interrupciones. El ruido puede distraer, por lo que buscar ambientes tranquilos o usar música suave de fondo (si es aceptable para el entorno) es útil.
Las conversaciones prolongadas por mensajes de texto son distracciones internas. Es preferible realizar llamadas para una comunicación más efectiva y precisa. La constante verificación de mensajes dispersa la concentración; por eso, programar momentos específicos para revisarlos reduce la interrupción.
Las ideas repentinas que surgen durante el trabajo distraen. Mantener una libreta o bloc de notas para registrar estas ideas nos permite retomarlas más tarde sin perder el enfoque actual. Además, la impaciencia por resolver todo de manera inmediata perjudica la efectividad. Tomarse el tiempo necesario para reflexionar y analizar opciones conduce a mejores soluciones, aunque no sean las más rápidas.
La Técnica Pomodoro es un método que divide el trabajo en intervalos cortos, llamados «Pomodoros», de 25 minutos de concentración intensa, seguidos de un breve descanso de 5 minutos. Tras cuatro Pomodoros, se toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
Paso a paso para aplicar esta técnica:
1) Divide los objetivos: Evalúa cuántos Pomodoros se necesitan para completar una labor. Esto te ayuda a planificar mejor tu día.
2) Protege tu Pomodoro: Durante los 25 minutos de acción ininterrumpida, evita distracciones externas y anota cualquier interrupción para ser consciente de cuánto te desconcentra.
3) Recapitula y revisa: Para repasar lo que has logrado.
4) Organiza tu tiempo según Pomodoros
La idea de dedicar solo 25 minutos a algo desagradable hace que sea más manejable.
Pasos para aplicar la Técnica Pomodoro:
– Establece el temporizador y comienza la acción.
– Evita interrupciones y mantén el enfoque.
– Cuando suene el temporizador, marca un Pomodoro completado y toma un descanso, aunque creas que puedes terminar todo en ese momento. .
– En el descanso, desconéctate y relájate brevemente.
– Después del descanso, inicia otro Pomodoro y repite el ciclo.
– Cada cuatro Pomodoros, toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos.
– Al terminar una tarea, táchala de la lista, pero asegúrate de que el Pomodoro finalice por completo.
La técnica promueve la concentración total, seguida de descansos regulares para mantener la frescura mental. Es una forma efectiva de mejorar la productividad.
Orden recomendado para ejecución:
– Tareas personales iniciales: Esto ayudará a despejar tu mente y reducir el estrés.
– Tareas laborales prioritarias: Dedicar tiempo a las más importantes y que requieren tu máxima atención para contribuir al valor de la organización.
– Tareas personales/familiares restantes: Finalizar con éstas es útil para separar la vida laboral y personal, aunque suelen considerarse menos prioritarias.
Prioridad y Duración:
– Enfoque en prioridades: Prioriza tu trabajo según su importancia y con la duración estimada. Las labores de alta prioridad deben ser abordadas primero, independientemente de su duración.
– Tareas rápidas y prioritarias: Si alguna toma menos de dos minutos, abórdala inmediatamente. Para las más extensas pero prioritarias, enfócate en ellas para liberar espacio mental y mejorar la eficiencia en las demás.
Flexibilidad y Adaptación:
– La combinación de estos enfoques te brinda la flexibilidad para manejar tanto las check list planificadas como las inesperadas. Te permite adaptarte a los cambios sin sacrificar la productividad y mantener un flujo efectivo a lo largo del día.
– Ayudar al equipo va más allá de simplemente cumplir tus objetivos. Se trata de ser un colaborador proactivo, dispuesto a ofrecer asistencia y apoyo genuino a compañeros. Aquí hay algunos puntos clave:
Ofrecer Ayuda:
– Interésate en el trabajo de los demás: Sé proactivo al preguntar si puedes ayudar. Ofrecerte para colaborar y resolver problemas muestra tu disposición y generosidad hacia el grupo.
– Actitud sincera: Al preguntar «¿Puedo ayudarte en algo?», asegúrate de que sea una oferta genuina. Escucha sus necesidades y brinda opciones útiles para resolver problemas.
– Participa en reuniones de seguimiento: Estas reuniones son oportunidades para identificar las necesidades del equipo. Toma nota de las áreas donde tus compañeros podrían necesitar ayuda.
Ser un complemento:
– Identificar habilidades individuales: Conocer las fortalezas de cada miembro del equipo es esencial. Saber en qué áreas son fuertes te permite dirigirte a la persona adecuada en busca de ayuda.
– Fomentar la colaboración: Reúne al grupo para discutir y compartir sus habilidades individuales. Esto permite establecer canales de comunicación que se complementen entre sí para lograr objetivos comunes.
– Trabajar en sinergia: Cuando los miembros combinan sus habilidades para abordar tareas comunes, se maximiza el potencial y se logran resultados óptimos.
Beneficios de la Colaboración:
– Al trabajar en conjunto y aprovechar las fortalezas individuales, se optimiza el rendimiento del equipo. Por ejemplo, la combinación de habilidades en desarrollo de procesos de cálculo con las habilidades de optimización de código de otro compañero quizás resulte en una eficiencia significativa.
– Planificar el trabajo basándose en las habilidades del grupo es una estrategia inteligente que lleva a resultados excepcionales. Al asignar tareas según las aptitudes de cada miembro, se potencia el rendimiento general.
FUENTE:
- Libro de Pedro Lambán Castillo: Tecnólogo y amante de la productividad “Fundamentos de la gestión de proyectos: Cambios”. E-learning.
