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Fundamentos de la gestión de proyectos: equipos

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¿Qué serían los proyectos sin los equipos que los hacen realidad? Los equipos son la esencia misma de cualquier meta, convirtiendo ideas en logros tangibles. Al dotarlos con las herramientas y técnicas adecuadas, se maximiza su rendimiento y motivación. 

En la gestión de proyectos, se identifican cuatro estilos de trabajo comunes:

1) Activo/Emprendedor: Enfocado en resultados finales, busca entender su aporte al programa y prefiere iniciar el desarrollo cuando tiene la información más importante.

2) Sociable/Comunicador: Garantiza la comunicación y la armonía, fomentando la interacción entre sus miembros.

3) Organizado/Planificador: Define cómo se completan las tareas, estableciendo pasos, plazos y supervisando el progreso, manteniendo un enfoque claro.

4) Analítico/Resolutivo: Busca opciones, analiza ventajas y desventajas, asegurándose de considerar todas las alternativas antes de tomar decisiones cruciales.

Cada estilo tiene sus fortalezas y preferencias en diferentes etapas. Reconocer estos estilos ayuda a asignar roles adecuados y aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro del grupo.

El estilo orientado a la acción

La persona orientada a la acción es crucial para lograr los resultados finales óptimos. Tiene un enfoque apasionado en el desarrollo y producción de los productos. Este individuo busca entender el objetivo final desde el principio y está interesado en recopilar los requisitos del cliente para crear el producto necesario.

En la fase de desarrollo, este es más productivo cuando se le proporciona la información, herramientas y autonomía adecuadas. Además, demuestra un fuerte interés en las pruebas e instalación del proyecto y está dispuesto a corregir los productos finales si es necesario.

¿Qué empleados necesitas?

La realización exitosa de cualquier investigación depende en gran medida del grupo que lo respalde. Ya sea que estés liderando el proceso de selección o influenciando en la formación, tener uno adecuado es fundamental. Se destacan algunas áreas específicas:

-Equilibrio de Estilos: Destaca la importancia de tener una combinación de estilos (activo, sociable, organizado y analítico) para favorecer la productividad. Reconoce que la productividad aumenta cuando cada uno se ocupa en sus áreas fuertes.

-Diversidad de Habilidades: Recomienda buscar una combinación equilibrada de técnicas y conocimiento empresarial para superar desafíos técnicos y empresariales. Se enfoca en la importancia de la diligencia en el enfoque hacia el cliente.

-Habilidades Sociales y Perspectiva General: Resalta la relevancia para mantener relaciones sólidas entre el equipo, el cliente y los directivos. Además, enfatiza la importancia de tener operarios con una visión global para implementar cambios de manera coherente.

-Habilidades de Liderazgo: Reconoce la necesidad de liderazgo técnico adicional, especialmente en tareas complejas, y la importancia de identificar y contratar con estas capacidades.

La diversidad, representada por los estilos activo, sociable, organizado y analítico, es esencial. 

No menos importante es la combinación equilibrada de habilidades técnicas y empresariales. Admito que es poco probable tener toda la experiencia necesaria para resolver todos los desafíos técnicos y empresariales. 

Estructura matricial

En el frenesí de un proyecto crítico, la falta de disponibilidad es un obstáculo desafiante en una estructura matricial. La gestión eficaz en este entorno requiere hábitos específicos que faciliten la coordinación y el rendimiento óptimo, incluso al colaborar bajo múltiples responsabilidades. Aquí te presento estrategias prácticas para manejar esta complejidad:

-Procedimiento de Carga: Comprender las cargas individuales es esencial. Aborda estas preocupaciones con empatía y flexibilidad, ofreciendo apoyo para equilibrar las responsabilidades y ajustando plazos si es necesario.

-Evaluación de Rendimiento: Aunque no seas directamente responsable de la evaluación, registrar el rendimiento del equipo al finalizar cada etapa es invaluable. Resúmenes concisos de su desempeño no solo brindan visibilidad sino que también ayudan a los empleados y a sus gerentes a comprender su contribución.

-Asignación de Tareas Específicas: La claridad en las asignaciones es crucial. En un entorno matricial, los miembros tienen capacidades específicas que deben adaptarse a las necesidades del proyecto. Comunicar detalladamente las expectativas y las actividades necesarias es esencial para garantizar la alineación con los objetivos de la tarea y las expectativas del gerente.

Es vital mantener la coherencia en tus comunicaciones. Si alabas o proporcionas críticas constructivas, asegúrate de que estas se reflejen en las evaluaciones de rendimiento. La transparencia es un punto importante; asegúrate de que el producto final cumpla con las expectativas del usuario o comunica los ajustes necesarios.

La gestión en una estructura matricial es desafiante, pero la colaboración, la comunicación efectiva con los jefes y subalternos, y la flexibilidad en la adaptación a las demandas cambiantes, son esenciales para superar estos desafíos.

Orientación: superando obstáculos para el éxito

Gestionar implica mucho más que simplemente controlar tareas. Requiere comprender el producto, los objetivos del consumidor y dirigir de manera efectiva. Un gestor influye significativamente en la dinámica del equipo y suele evitar muchos obstáculos comunes que podrían comprometer su efectividad. Para ello, es esencial prevenir las causas de fracaso más frecuentes: falta de confianza, temor al conflicto, compromiso insuficiente y desinterés por los resultados.

La confianza es fundamental. Esta se erosiona por experiencias pasadas negativas o malentendidos actuales. Abraham Lincoln mencionó una vez: «No me gusta ese hombre, tengo que conocerlo mejor». Incentiva conversaciones que destaquen las fortalezas y debilidades individuales, fomentando así la cohesión y el entendimiento con el cliente.

El temor al conflicto es otro obstáculo. Establece normas para debates saludables que permitan abordar problemas de manera constructiva. Aunque a veces es incómodo, el conflicto es necesario para resolver problemas y lleva a soluciones creativas.

El compromiso insuficiente surge si los roles y objetivos no están claros. Aclara las expectativas y roles de cada miembro, dividiendo los resultados en pasos alcanzables. Conoce sus preocupaciones y trabaja para desglosar los objetivos en acciones prácticas y realistas.

El desinterés por los resultados se debe a la falta de visión clara o estructura. Provee un calendario claro y tareas definidas para mantener el enfoque en el valor final. Cuando un proyecto se convierte en una misión compartida, se presta atención a los problemas y se abordan directamente para mantener el equipo encaminado hacia el éxito.

FUENTES: 

– Bob McGannon – Experto PMP y consultor PRINCE2

– Libro: «Sabiduría de los equipos», de John Katzenbach y Douglas Smith.

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